Guide for bemanning av optikere ved sykefravær, ferieavvikling og permisjoner

Problemstilling

De fleste optikere kan bekrefte at rett bemanning av nøkkelmedarbeidere er utfordrende. Hvis en optiker melder seg syk, skal ha ferie eller permisjon, oppstår det umiddelbart en utfordring om hvordan man skal håndtere avtalte og fremtidige undersøkelser.

Tap av kunder på grunn av manglende optikerbemanning kan bety flere tusen kroner i tap. Det er derfor kritisk viktig å ha en god plan for ambulerende bemanning for å opprettholde en god og lønnsom drift, året rundt.

Når vi vet at den gjennomsnittlige optikeren kan generere opp til 1 000 kroner per time i synsundersøkelser, i tillegg til omsetning på synshjelpemidlene, vil fraværet av optiker være kritisk. I tillegg kan man risikere tapt omdømme, og i verste fall at nye potensielle kunder finner veien til en annen optiker som er ledig.

Løsning

Når en optiker melder fravær, må det vurderes hva man kan gjøre for å redusere antall avbestillinger. Noen ganger betyr dette at man må presse pasientene inn i andre optikeres tidsskjema, eller flytte pasienter til andre ledige tidspunkter. Dette er en tidkrevende, logistisk utfordring på dager der alle timer er booket. Hvis man må avlyse en timebestilling, må det alltid tilbys et annet ledige tidspunkt i løpet av uken for ikke å risikere at kunden velger en annen optiker.

Fleksibel bemanning

Sørg for å ha en avtale med et bemanningsbyrå som kjenner din butikk, og som har ressurser til å avlaste på kort varsel. Gjør også avtaler i god tid før behovet inntreffer for planlagt fravær, for eksempel svangerskapspermisjoner og ferieavvikling. En bemanningspartner kan lettere bistå på kort og lang sikt dersom det er etablert gode relasjoner, og at det gjerne er gjort tester for å finne ut om byrået har optikere som passer inn i din virksomhet og dens kultur.

Her er noen andre viktige aspekter butikkeiere bør vurdere for å sikre en jevn drift gjennom året:

1. Fleksibel arbeidsplanlegging

• Utvikle en fleksibel arbeidsplan som tar hensyn til optikernes individuelle behov og preferanser.
• Implementer rotasjonssystemer for å jevne ut arbeidsbelastningen, spesielt i travle perioder.

2. Sykefraværshåndtering

• Etabler en tydelig og inkluderende sykefraværspolicy.
• Vurder å implementere rotasjon av optikere fra andre butikker i kjeden ved langvarig sykefravær.

3. Ferieavvikling

• Planlegg ferieavvikling i god tid og kommuniser tydelig om ferieperioder.
• Lag en reserveliste med kvalifiserte vikarer for å dekke optikernes fravær.

4. Permisjoner

• Ha klare retningslinjer for permisjoner og tilrettelegg for en jevn overgang ved midlertidig fravær.
• Oppmuntre til åpen kommunikasjon for å håndtere uforutsette situasjoner.

5. Samarbeid med bemanningsbyrå

• Inngå et strategisk samarbeid med et pålitelig bemanningsbyrå som spesialiserer seg på helsepersonell.
• Sikre at bemanningsbyrået har kvalifiserte optikere tilgjengelig ved behov.

6. Opplæring og informasjonsdeling

• Implementer et effektivt opplæringsprogram for å sikre at vikarer kan tilpasse seg butikkens rutiner og standarder.
• Opprett en plattform for kontinuerlig kunnskapsdeling blant ansatte for å forbedre teamets samlede kompetanse.

7. Insentiver for fleksibilitet

• Tilby insentiver for optikere som er villige til å ta ekstra vakter i travle perioder.
• Gi ekstra ferie eller fleksible arbeidstimer som belønning for ekstra innsats.

8. Evaluering og tilpasning

• Gjennomfør regelmessige evalueringer av bemanningsstrategier for å identifisere forbedringsområder.
• Inviter din samarbeidspartner på bemanning til å delta i evalueringen. De sitter ofte på gode løsninger og har bred erfaring med bemanning.
• Vær åpen for tilbakemeldinger fra ansatte for å justere og tilpasse planene etter behov.

Å opprettholde en stabil og kvalifisert bemanning av optikere er avgjørende for enhver optikerbutikk, og krever grundig planlegging og en proaktiv tilnærming.

Ta gjerne kontakt med oss i Optoteam for avtale om en presentasjon av hva vi kan hjelpe deg med i forbindelse med bemanning av din butikk.